Апостиль та легалізація

Апостиль проставляється на офіційних документах, призначених для використання в державах — учасницях Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаага, 1961 рік). Це єдиний засвідчувальний напис, після проставлення якого документ приймається в іншій державі — учасниці Конвенції.

Допомагаю визначити орган, який проставляє апостиль на конкретному документі, підготувати заяву та додатки до неї, а також супроводжую процедуру до отримання результату.

Застосовується для держав, які не є учасницями Конвенції 1961 року.

Процедура є багатоетапною: документ послідовно засвідчується у відповідних органах України, а завершується засвідченням у консульській установі держави призначення. Перелік і послідовність етапів визначаються залежно від виду документа та держави.

Документи, видані в іншій державі, приймаються в Україні за умови їх належного засвідчення — апостилем, консульською легалізацією або без додаткових процедур, якщо це передбачено міжнародним договором.

Аналізую документ і визначаю, чи відповідає його оформлення встановленим вимогам та який порядок засвідчення або перекладу необхідний для конкретної процедури в Україні.

Для більшості процедур документ подається разом із перекладом. Вимоги до перекладу — мова, необхідність нотаріального засвідчення, послідовність щодо проставлення апостиля — відрізняються залежно від держави призначення та органу, до якого подається документ.

Організовую переклад і нотаріальне засвідчення з урахуванням цих вимог.

Якщо документів кілька, вони готуються як єдиний комплект: перевіряється відповідність відомостей у всіх документах, визначається черговість процедур і враховуються строки дії окремих довідок.

Переклад, виконаний до проставлення апостиля, у частині випадків доводиться виконувати повторно, оскільки апостиль також підлягає перекладу.

Так само повторне свідоцтво, отримане вже після проставлення апостиля на попередньому документі, потребує окремої процедури засвідчення.

Тому порядок дій визначається до початку роботи, а не в її процесі.

Апостиль проставляється на вже виданому документі. Якщо необхідного документа немає, він втрачений або містить розбіжності у відомостях, спочатку вирішується питання його отримання чи виправлення.

Повторні свідоцтва та витяги опрацьовуються в межах напряму «Документи ДРАЦС», а документи, передані на архівне зберігання, — у межах напряму «Архівні документи».

Для більшості процедур особиста присутність клієнта в Україні не є обов’язковою.

Після аналізу ситуації визначаю, які документи можливо отримати та оформити через представника і які повноваження для цього необхідно оформити.

Який документ потрібно оформити та в якій державі він буде використовуватися.

Орган або установа, до якої подається документ, і встановлені нею вимоги — якщо вони відомі.

Чи є вимоги до мови перекладу та до строку дії документа.

Які документи вже наявні — оригінали, повторні свідоцтва або копії.